Não é novidade que uma das grandes dificuldades na gestão de um síndico, é convocar e deliberar em uma assembleia. São muitos assuntos de interesse comum e que necessitam de votação para as devidas providências, gerando na maioria das vezes muitas polêmicas e discussões.
Para garantir melhor resultado e eficiência, algumas providências podem ser tomadas, sempre que for necessário convocar uma assembleia. Veja neste artigo dicas para acertar na hora da convocação da assembleia:
Tenha uma pauta objetiva e reduzida
Inicialmente, as convocações devem ser encaminhadas no prazo legal, e sempre que possível com uma pauta reduzida e bastante objetiva. Caso o assunto a ser deliberado venha gerar gastos expressivos, é conveniente encaminhar antecipadamente ou junto com a convocação, um resumo destes gatos, esclarecendo o projeto, aquisição ou ações que darão origem ao investimento, para que o condôminos já tenha conhecimento antecipado do que será deliberado, despertando maior interesse em estar presente. Isto também agilizará o objetivo pretendido.
Crie campanhas de incentivo a participação nas assembleias
Outra questão importante, é convencer os condôminos da importância de se fazer presente nas assembleias, principalmente nas que necessitam de quorum específico. Para tanto, é importante o sindico realizar uma campanha para conscientizar a todos da importância da presença de cada um. Nesta jornada, o sindico pode se valer de todos os meios de comunicação que tiver acesso, como através de circulares distribuídas e fixadas em pontos estratégicos, redes sociais, presencial e até mesmo o WhatsApp, que está muito em uso ultimamente.
Seja objetivo ao tratar os assuntos
O último ponto importante para a eficácia de uma assembleia, é conseguir discutir objetivamente os assuntos a serem deliberados. Muitos condôminos evitam participar das assembleias, com o argumento que elas são demoradas e cansativas. E não precisa ser assim! Inicialmente, deve-se evitar e interromper qualquer conversa paralela, que prejudique o bom andamento da reunião. Posteriormente, deve-se ter objetividade nos assuntos discutidos, e se possível colocar tempo estimado para discussão e deliberação de cada item. Não se deve perder muito tempo debatendo opiniões contrárias, que serão solucionadas e decididas na votação.
Esclareça que o objetivo da assembleia é deliberar sobre o que está na pauta
Deve-se deixar claro, que a assembleia não é o local para reclamações diversas, problemas pessoais ou com os vizinhos, ou sugestões que não dizem respeito a pauta. Ela tem seu objetivo que é deliberar sobre assuntos pré estabelecidos.
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